Acuerdo de usuario

The Notes es un servicio de apoyo administrativo a la documentación clínica. The Notes prepara ÚNICAMENTE BORRADORES de notas de sesión a partir del contexto que tú proporcionas.

The Notes NO presta servicios de análisis conductual aplicado, NO supervisa casos ni personas, NO diagnostica, NO diseña ni modifica planes de tratamiento, NO factura a pagadores, NO firma documentación clínica y NO establece relación clínica alguna con tu cliente.

Cada borrador que The Notes prepara debe ser auditado por ti: revisado contra la sesión que realmente ocurrió, corregido en todo lo que no la refleje, aprobado y firmado bajo tus propias credenciales antes de someterse a tu agencia, a un pagador o a cualquier expediente. Si estás bajo supervisión (por ejemplo, como RBT bajo un BCBA), también te corresponde cumplir los requisitos de revisión y supervisión que tu certificación y tu agencia exigen antes de someter documentación.

Tú eres, en todo momento, el proveedor registrado (provider of record) de los servicios documentados. The Notes nunca lo es.

Al usar The Notes declaras y garantizas que: (a) posees una certificación o credencial vigente (BCBA, BCaBA, RBT, BT u otra aplicable) y estás en cumplimiento con sus requisitos; (b) tienes autoridad legal para divulgar el contexto clínico que nos proporcionas, incluyendo toda autorización, consentimiento o release of information exigido por HIPAA, por la ley de Florida y por las políticas de tu agencia; (c) la información que nos das es veraz y corresponde a servicios reales; y (d) no incluirás identificadores directos del cliente (nombre, fecha de nacimiento, dirección, número de póliza o de Seguro Social) en ningún campo del formulario.

Cada una de estas declaraciones se te presenta como casilla individual de attestación antes de enviar el formulario, y el envío es imposible sin marcarlas todas. Tu firma electrónica queda registrada en un documento PDF de consentimiento que conservamos como constancia.

Al firmar, autorizas a The Notes y a su personal asignado —entrenado en HIPAA y sujeto a acuerdos de confidencialidad— a recibir y usar el contexto clínico que proporcionas, con el único propósito de preparar borradores de notas para tu revisión.

Si nos indicas un portal de documentación, autorizas además la coordinación de acceso a ese portal. El acceso se coordina por un canal seguro separado del formulario; The Notes nunca solicita ni recibe credenciales por el formulario ni por correo electrónico. Declaras que otorgar ese acceso no viola las políticas de tu empleador o agencia y que cuentas con la autoridad o autorización para otorgarlo.

Puedes revocar esta autorización en cualquier momento mediante aviso escrito. La revocación no afecta las acciones ya realizadas en virtud de la autorización, y detiene la preparación de borradores pendientes.

El administrador de The Notes mantiene entrenamiento HIPAA vigente y las certificaciones que le permiten manejar información protegida de salud, y responde por que todo el personal asignado cumpla el mismo estándar.

Revisar, corregir, aprobar y firmar personalmente cada borrador antes de someterlo. Un borrador no revisado no debe someterse nunca.

Garantizar que cada nota sometida refleja con exactitud servicios que tú personalmente prestaste, en la fecha, hora y lugar reales.

Cumplir el código de ética de la BACB (Ethics Code for Behavior Analysts y RBT Ethics Code, según tu credencial), las políticas de tu agencia, los requisitos de tu supervisor cuando aplique, y las reglas del pagador — incluyendo Florida Medicaid y los planes comerciales con los que trabajes.

Custodiar tus credenciales de acceso a tus propios sistemas y notificarnos de inmediato cualquier acceso no autorizado del que tengas conocimiento.

Está prohibido usar The Notes para: (a) documentar sesiones que no ocurrieron o que no prestaste tú; (b) inflar duración, frecuencia o contenido de servicios; (c) someter un borrador sin revisarlo; (d) proporcionar información de clientes sin la autorización debida; (e) compartir credenciales de portales en campos del formulario o por correo; o (f) cualquier fin que defraude a un pagador público o privado.

The Notes termina la cuenta de inmediato, sin reembolso del ciclo en curso, ante evidencia de cualquiera de estos usos, y cooperará con las autoridades y pagadores en cualquier investigación legítima, según lo exija la ley.

Los planes de pago se renuevan automáticamente al final de cada ciclo hasta que canceles. Puedes cancelar en cualquier momento y la cancelación aplica al final del ciclo pagado; no se prorratean ciclos en curso.

Las notas incluidas en tu plan que no lleguen a crearse se reembolsan. No se reembolsan notas entregadas y utilizadas cuando el problema provenga de información incompleta o incorrecta que proporcionaste.

La prueba gratis se limita a una nota por profesional, una sola vez.

El manejo de la información se rige por nuestro Aviso de privacidad y nuestras Prácticas HIPAA, que forman parte de este acuerdo por referencia.

Los planes de trabajo que subas se eliminan de nuestro sistema a los 7 días de recibidos. Los registros de consentimiento y firma se conservan como constancia legal de la autorización, incluso después de terminada la relación.

El servicio se presta "tal cual". The Notes no garantiza que un pagador acepte una nota, que una auditoría concluya sin hallazgos, ni ningún resultado clínico, administrativo o de facturación. Nada en el servicio constituye asesoría legal, clínica ni de facturación.

The Notes no garantiza disponibilidad ininterrumpida del sitio ni de los portales de terceros a los que accede por tu autorización.

Aceptas indemnizar y mantener indemne a The Notes, sus dueños, administradores y personal frente a cualquier reclamo, demanda, sanción, investigación o gasto (incluyendo honorarios razonables de abogados) que surja de: (a) información falsa, inexacta o no autorizada que proporcionaste; (b) tu incumplimiento de HIPAA, del código de ética de la BACB, de las políticas de tu agencia o de las reglas de un pagador; (c) la sumisión de cualquier borrador sin tu revisión y firma; o (d) el acceso a portales que autorizaste sin tener autoridad para hacerlo.

En la máxima medida que permita la ley, la responsabilidad total de The Notes frente a ti por cualquier reclamo relacionado con el servicio se limita al monto que pagaste a The Notes en los 3 meses anteriores al hecho que originó el reclamo, y The Notes no responde por daños indirectos, incidentales, consecuentes, punitivos ni por lucro cesante.

The Notes no responde por denegaciones de pago, recuperaciones (recoupments), hallazgos de auditoría, sanciones disciplinarias ni acciones de la BACB derivadas de documentación que tú revisaste y firmaste, ni de declaraciones tuyas que resulten falsas.

Este acuerdo se rige por las leyes del Estado de Florida, sin aplicar sus reglas de conflicto de leyes. Toda disputa se someterá a los tribunales estatales o federales competentes en Florida, y las partes consienten a esa jurisdicción y venue.

Si una disposición de este acuerdo se declara inválida, las demás permanecen en vigor. La falta de exigencia de una disposición no constituye renuncia a ella.

Consientes a contratar electrónicamente conforme a la ley federal ESIGN y al Florida Uniform Electronic Transaction Act (F.S. 668.50). Tu nombre escrito en el campo de firma del formulario constituye tu firma electrónica vinculante, y se preserva en un registro PDF con fecha y hora.

Este acuerdo, junto con el Aviso de privacidad y las Prácticas HIPAA, constituye el acuerdo completo entre las partes y reemplaza cualquier comunicación previa. Podemos actualizarlo; los cambios sustanciales se notifican por correo a cuentas activas y aplican hacia adelante.